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Dicas de produtividade para autogestão

Minhas estratégias para obter prazer trabalhando.

O Cão Chupando Manga

Eu não gosto de receber ordens. Não gosto de prazos impostos. Não gosto de trabalhar sobre pressões externas. Eu gosto de tudo isso ao contrário, quando sou eu mesmo que imponho a mim mesmo. Me sinto livre quando posso escolher meus próprios limites.

Esse estilo de trabalho implica em maior responsabilidade. Quando se está cumprindo uma ordem, a responsabilidade é de quem ordenou, não de quem executa. Por isso, quem ordena também cobra. Quando eu sou cobrado por um prazo perdido que me foi imposto, posso argumentar que o prazo não foi suficiente. Mas, se eu mesmo defini o prazo, a responsabilidade é minha. A pressão nesse caso é muito maior, pois se eu não cumprir o prazo, perco a minha auto-confiança e a confiança dos colegas com quem trabalho.

Vou compartilhar nesse post algumas práticas pessoais que utilizo para minha autogestão. Se você tiver experiências diferentes, por favor, compartilhe nos comentários.

Quando recebo uma tarefa, não começo a executar na hora. Primeiro anoto na minha lista de tarefas do Gmail. Antes disso, usava o iCal e muito antes, um Palm. A ferramenta não importa muito, o que importa é como ela é utilizada.

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Após adicionar uma tarefa, avalio o quanto tempo vai demorar pra fazer, qual o meu nível de empolgação, os requisitos. Se começar a fazer, tento ir o mais longe possível na mesma tarefa, até terminar. Se pulo para outra tarefa ou tento fazer duas ao mesmo tempo, geralmente perco o fio da meada em algum momento. Evito.

Começo sempre pelas tarefas mais fáceis. Isso me dá a sensação de que estou avançando. É especialmente eficiente no início da manhã, quando ainda estou aquecendo os motores. A primeira coisa que faço quando começo o dia é verificar os emails. Eles me trarão novas tarefas, em geral fáceis de serem executadas. Se for muito difícil de responder, deixo pra mais tarde, marcando como não lido.

Mantenho minha caixa postal organizada de modo que as mensagens não respondidas ficarem no topo. Uso o lido/não lido no Thunderbird e as estrelas do Gmail. A conta do Gmail uso só para as listas de discussão. Assino muitas listas, mas não leio a maioria das mensagens. Quando usava uma conta só de email para as listas, imagine o terror. Muitas mensagens importantes acabavam passando desapercebidas entre uma mensagem de lista e outra.

gmail

Nessa conta, tenho atualmente 34.000 mensagens não lidas e 14.000 respondidas. Sou breve nos emails. Creio que isso me ajuda e ajuda quem recebe. Tento sempre manter apenas um tópico por email. Se necessário abordar dois tópicos, mando dois emails diferentes! Se deixo de responder um email importante por mais do que 4 dias, acabo esquecendo.

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Eu não gosto muito de mensageiros instantâneos. A comunicação é mais pessoal e afetiva, porém, não curto ser distraído quando estou concentrado. O grande problema é que a pessoa que envia a mensagem não sabe o que estou fazendo e quando estou realmente concentrado nem me preocupo em informar ocupado no mensageiro.

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Se tenho que fazer uma tarefa urgente ou que exija grande concentração, a primeira coisa que faço é fechar o mensageiro. Se esqueço e alguém abre o bate-papo comigo, não respondo na hora. Respondo depois que tiver terminado o raciocínio. Algumas pessoas ficam chateadas com isso, mas prefiro do que ter que recomeçar meu trabalho a cada 10 minutos.

Quando estou executando uma tarefa longa e chata, faço pequenas pausas regulares. É como chupar uma balinha. Abro o Google Reader ou Tweetdeck, leio um, dois ou três posts e volto à tarefa. Evito Facebook, Orkut, Google +. Não me dá controle sobre a quantidade de informação que vou consumir. É tipo salgadinho Elma Chips. Se a pausa for grande demais, ao invés de voltar para a mesma tarefa, começo outra.

Entretanto, se a tarefa for longa e repetitiva, tento não fazer essas pausas. Concentro em terminar o mais rápido possível. Tarefa repetitiva não vale à pena meu tempo precioso. Por outro lado, a chance de uma tarefa repetitiva me levar ao flow é muito maior do que uma tarefa variada. Desse tipo de tarefa, tento me satisfazer pelo aperfeiçoamento da velocidade e precisão, como num esporte.

Quando termino qualquer tarefa, comemoro. Risco da lista com glamour. Às vezes faço em câmera lenta. Uso o teclado ao invés do mouse e bato forte na tecla. Suspiro. Nos dias em que tico um monte de tarefas de uma vez, sinto que mereço abrir o Facebook, dar uma olhada nas comunidades do Orkut, compartilhar uma tira de quadrinho no Google+. Uso as redes sociais como prêmio, não como ponto de partida.

Bem, essas são algumas das estratégias que adoto para internalizar a disciplina e rejeitar a vigilância centralizada. E você? Como faz?


Dicas

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Autor

Frederick van Amstel - Quem? / Contato - 19/07/2011

Palavras-chave

produtividade    disciplina    

Opções



Comentários

Discussão
Rafael Cavalcante
19/07/11 às 17:26

Ultimamente tenho trabalhado usando o método pomodoro. Instalei o Focus Booster aqui no computador e tem dado resultado, a produtividade subiu. Nas pausas eu entro em sites de notícias, facebook, twitter e google reader. Ah, algumas vezes uso a pausa pra tomar um café e mandar o sono embora!


Discussão
Eliseu
24/08/11 às 15:57

Muito interessante


Discussão
Gui Moreira
08/09/11 às 16:01

Muito bom o post!

Tenho horror a tarefas repetitivas, não consigo as fazer sem paradas a cada 1 hora, começa a me estressar demais, mas vou tentar utilizar a técnica de imaginar que é um esporte e eu preciso do melhor tempo!


Discussão
edsondaloski
12/09/11 às 12:13

confesso, tenho maior dificuldade para cumprir prazos e deixo quase tudo para a última hora, parece que a pressão do tempo se acabando excita meus neurônios criativos adormecidos durante as fases anteriores à criação. problema sério quando se é free!
para me organizar um pouco mais, fiz uma lista de atividades, listei tudo mesmo e coloquei uma estimativa de prazo ao lado (quase nunca exata) e também uma ordem de prioridade, coloquei tudo isso na lista de tarefas do gmail e depois coloquei estas tarefas numa agenda eletronica (VUEMINDER) encaixando os prazos estimados com o tempo disponível....isso dá trabalho e gasta um tempão, mas tirou da minha mente a preocupação de gerenciar tanta coisa pra fazer e pouco tempo disponível.


Discussão
Eliseu
13/09/11 às 18:24

boa a sua postagem.


Discussão
Andreia Mendes
21/09/11 às 14:20

Existe um software que gerencia tempo, chamado RescueTime.. é muito interessante, te dá relatórios de todas as suas atividades no computador, e você ainda pode criar objetivos. Vale a pena testar. https://www.rescuetime.com


Discussão
Casa do Escritorio - Ketty
30/08/12 às 15:24

Achei interesante seu Blog, e estou tentando usar todas as sua dicas.


Discussão
Ketty
25/09/12 às 14:55

Otimas dicas


Suas dicas sao de mais




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(aguarde que é demorado mesmo...)


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